Tablero de Control

Tablero de Control


El crecimiento de las empresas viene de la mano con el aumento de la problemática de gestión, donde uno de los puntos neurálgicos de la administración pasa por tener un correcto control de lo que sucede.

La herramienta por excelencia de quienes administran grandes empresas, son los tableros de control o dashboard. Consisten en una pantalla donde se pueden visualizar indicadores claves para el negocio.
El tablero de control se compone de información clara y precisa (se utilizan herramientas visuales para identificar el cuadro de situación de cada parámetro visualizado) para permitir de un solo vistazo dar una idea clara del status de los procesos. La información que se procesa en el tablero de control viene de sistemas productivos, de recursos humanos, ingeniería, logística, etc.
Es importante contar con un sistema de actualización en tiempo real a fin de poder tomar las medidas correctivas en tiempo y forma.

¿QuE es un tablero de control?

Se define como el conjunto de indicadores cuyo seguimiento periódico permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de una empresa, departamento o sector.
Es utilizado en áreas clave de la empresa, con el fin de monitorear temas relevantes a los fines de detectar desvíos negativos que afectan directamente al negocio.
Los indicadores claves son los datos, índices o ratios que dan información del estado de situación de cada área clave de la organización. Nos permiten contar con una herramienta de diagnóstico de situación.
El tablero de control debe incluir toda la información que cambia de manera constante y que fue identificada como importante en la operación; brindar toda la información que sea considerada significativa, ser acompañado por reuniones que permitan evaluar el estado de situación para tomar las acciones respectivas a cada caso y estar diseñado para facilitar el análisis con información de fácil compresión.
El objetivo de los indicadores es permitir la comparación de resultados frente a las metas establecidas, para tal efecto es importante la definición correcta de los parámetros asociados a cada indicador y el nivel de tolerancia que permitirá establecer los desvíos. Se tendrá en cuenta una correcta definición de los niveles de alarmas tanto por arriba como por debajo del valor base establecido para cada indicador, sin dejar de lado qué acciones se deberían tomar según el caso que se presente para poder lograr un rápido ajuste de la operación para encontrar el equilibrio fijado como meta.
Es importante que el Tablero de Control nos permita abrir la información para lograr un correcto análisis de la problemática asociada a algún desvío detectado, identificando si el mismo es producto de la operación interna o de factores externos.
Tipos de tableros de control
Debido a las distintas necesidades de las organizaciones se pueden identificar 4 grandes tipos. En este artículo desarrollaremos el Tablero de Control Operativo (TCO).
El crecimiento de las empresas hace que los directivos se alejen cada vez más de las cuestiones operativas, teniendo que delegar decisiones claves, reservándose las más estratégicas. Típica crisis de crecimiento donde es necesario crecer, dirigir y delegar. En los negocios donde la clave y la ventaja competitiva pasa en gran medida por el grado de perfección con el que se realizan las tareas operativas, un TCO es la herramienta fundamental para conocer con cierto grado de detalle las variables claves del negocio. El TCO debe ser ágil y dinámico para permitir observar la evolución de los indicadores operativos día a día. El TCO es indispensable cuando se necesita compartir información en varios niveles organizacionales de las empresas, la idea es contar con información operativa en línea.

Los puntos a tener en cuenta en el diseño de un TCO

• El alcance, donde se define el período de la información. Puede ser día, mes, acumulada a la fecha u otras.
• La apertura, como clasificar la información. Por producto, unidad de negocio, clientes, zona, etc.
• Frecuencia de actualización, se debe definir cada cuánto se actualiza la información. El ideal es que sea on-line.
• La referencia, es práctico definir para cada indicador una base de referencia sobre la cual medirse y calcular desvíos (lo presupuestado -inicial o corregido y revisado-, un objetivo a alcanzar, la historia).
• Parámetros de alarma, se definirá cuándo se debe disparar una alarma, permitiendo el cálculo de desvíos. Pueden utilizarse colores para identificar la magnitud del mismo.
• Gráfico, es muy útil utilizar gráficos para destacar a simple vista el estado de situación.
• Responsable de monitoreo, se debería definir el responsable de cada indicador.
• El TCO es el que se aplica al control de la operación logística; deberá permitir un seguimiento diario del sector a fin de poder tomar las acciones correctivas en tiempo oportuno.
En un próximo artículo, desarrollaremos las claves de los Tableros de Control Directivo (TCD), Tableros de Control Estratégico (TCE) y Tableros de Control Estratégico (TCE) como de otros indicadores a tener en consideración.

Indicadores a visualizar y definir

Fuente / Indicador: Lo que se quiere analizar, medir, evaluar, etc.

Período del indicador: Días, Semana, Mes, Acumulado del ejercicio, otro.

Unidad de Medida: Pesos, Unidades, Kilos, Toneladas, Viajes, Pallets, etc.

Apertura: Forma de abrir la información.

Frecuencia de actualización: On-line, diaria, semanal, mensual.

Referencia o Base de Comparación: Base de donde se calcularán las desviaciones.

Alarma: Nivel por debajo y encima de los cuales el indicador es preocupante.

Gráficos: Tipo de gráfico que se desee visualizar.

Responsable: Persona que deberá realizar el control e informar de la situación.

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